○藤沢町教育委員会文書取扱規程
平成9年3月28日
教委訓令第1号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、教育委員会事務局及び学校その他教育機関(以下「事務局等」という。)における文書の取り扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(処理の原則)
第2条 文書は、正確、迅速に取り扱い、町教育に関する事務事業が円滑かつ効率的に行われるよう処理されなければならない。
(文書取扱主任)
第3条 事務局等にそれぞれ文書取扱主任(以下「主任」という。)1名を置く。
2 主任は、事務局等の長が職員のうちから指名する。
3 主任は、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。
(1) 回議案で、公布若しくは公表を要するもの又は通知を要するもの(秘密に属するもの、定例に属するもの、簡易なものその他審査を行うことが不適当と認められるもの又は審査を要しないと認められるものを除く。)の審査
(2) 文書の収受及び配布
(3) その他文書の処理に関し必要な事項
第2章 文書の収受及び配布
第1節 文書等の収受及び配布
第4条 事務局等に到着した文書及び物品は、主任において、次に定めるところにより収受及び配布しなければならない。
(1) 文書(親展文書及び書留郵便物を除く。)は、開封の上、当該文書の上部余白に(様式第1号)に準ずる供覧印を、下部余白に収受印(様式第2号)を押し、文書処理簿(様式第3号)に所要事項を記載し、文書処理簿とともに担当係長に(係長を置かない場合にあっては、これに準ずる者。以下「担当係長等」という。)に配布しなければならない。ただし、請求書、資料及び軽易な文書等については、文書処理簿への記載を省略し、許可の申請等で同一用件が年間相当数に及ぶものについては、文書処理補助簿(様式第4号)を設けて整理することができる。
(2) 不服申立書、訴訟書等で、収受の日時がその効力に影響を及ぼす文書は、その欄外に収受日時を記載して、取扱者が認印し、かつ封筒のあるものは、それを添えて前号の手続をとること。
(3) 親展文書は、封皮に収受印を押し、あて先に配布する。
(4) 金券、現金、有価証券、物品、書留郵便物及び電報は、封皮等に収受印を押し書留、物品及び電報処理票(様式第5号)に所要事項を記載し、あて先に配布し、受領印を徴すること。ただし、慶弔電報その他軽易な電報については、この処理を省略することができる。
第2節 配布を受けた文書の取扱い
(主任から配布を受けた文書の取扱い)
第5条 担当係長等は、主任から文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、処理意見を付して当該事務の担当者に配布しなければならない。
2 各担当者が、文書の配布を受けたときは、自ら処理しなければならない。
3 重要又は異例に属する文書は、その処理につき、速やかに、上司の指示を受けなければならない。
4 担当者は、配布を受けた文書が、その分掌に属さないものであると認めるときは、担当者相互間で転送することなく、直ちに主任に返付しなければならない。
(例規文書等の処理)
第6条 国又は地方公共団体からの通達等で、例規となる文書は、その欄外に「例規」の表示を朱書して処理の上、必要のあるものは、その写しを関係各課に配布しなければならない。
2 例規として発送する文書は、文書記号の上に「例規」の表示をしなければならない。
3 教育機関において、国又は地方公共団体から直接収受した文書のうち異例に属する文書は、その文書又はその文書の写しを、速やかに教育長に回付しなければならない。
第3章 起案
第1節 起案
(起案)
第7条 起案は、次条に規定する場合を除き、原則として回議用紙(様式第6号)を用い、簡明な標題をつけたのち、必要のあるものは、文案の前に提案の理由を記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類又は要旨等必要な事項を摘記し、又は添付しなければならない。ただし、軽易な事項で複写で起案して差し支えない程度の事案の起案は、複写回議用紙(様式第7号)を用いることができる。
2 回議案には、関係書類を順序よく添付して、事案の経過を知りやすいようにしなければならない。
3 回議案の重要な事項を訂正し、又は添付したときは、その個所に認印をしなければならない。
(余白及び帳簿処理)
第8条 内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白により、又は一定の帳簿を設けて起案することができる。
2 国又は地方公共団体からの文書で内容が教育委員会又は教育機関の長の権限に属し、その文書の大部分を移記して発送する場合のあるものは、訂正の必要個所を本文の上に朱書し、本文の書替個所を朱の括弧で表示して、その文書の余白に伺いを書いて起案することができる。
第2節 決裁及び合議
(決裁)
第9条 回議案は、藤沢町教育委員会代決専決規程(昭和48年藤沢町教育委員会訓令第1号)により決裁を受けなければならない。この場合において、急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分に説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。
2 緊急を要する事案で、所定の手続を経るいとまがないときは、電話又は口頭等便宜な方法で承認を受け、処理の後、所定の手続をしなければならない。
(回議案の合議)
第10条 回議案で他課等に関係あるものは、関係課等に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係者と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求め、意見の調整ができた場合はこの限りでない。
2 前項の合議を受けた者は、特別の事情があるものを除き、速やかに、同意又は不同意を決しなければならない。
3 前項の場合において、その意見を異にするときは協議し、その協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
4 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、さらに合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、連絡のうえ同意を得て処理することができる。
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第11条 文書の浄書は、事務局等において行わなければならない。
2 秘密文書は、起案者自らが浄書しなければならない。
(発送文書の回付)
第12条 発送を要する文書は、浄書及び校合をし、公印を押し、封筒に入れて様式第8号に準ずる封筒にあて先を記載し、別に定める発送締切時刻まで主任に回付しなければならない。
2 新たに発送番号を必要とするものは、浄書前に原議を主任に回付して文書処理簿への記載を求め、番号の記入を受けなければならない。
3 郵便で発送しようとする小包及び物品は、起案者において包装のうえ、あて先を記載し原議を添えて主任に回付しなければならない。
第13条 文書、小包及び物品において発送しようとするときは、次の各号によらなければならない。
(1) 文書処理簿に文書処理の経過を記載する。
(2) 文書は、郵送とし、郵便発送整理簿(様式第9号)に記載のうえ発送の手続をとること。
(3) 電報の発送は、電報発送整理簿(様式第10号)に記載のうえ発信の手続をとること。
(発送)
第14条 文書、小包及び物品は、毎日発送する。
第5章 公文方式
(公文書の種類)
第15条 公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。
(令達文書の種類)
第16条 令達文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条第1項に規定するもの
(2) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの
(3) 公告 公示するもので告示以外のもの
(4) 訓令 所属事務処理機関に対して指示命令するもの
(5) 達 特定の個人又は団体に対し、特定の事項を指示命令するもの
(6) 指令 所属公所学校又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺いに対して指示命令するもの
(文書の記号及び番号)
第17条 文書には次に定めるところにより記号及び番号を記載しなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可書、認可書、辞令、表彰状、副申書、書簡文等及び慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。
(1) 前条第1号から第4号までに掲げる令達文書については、教育委員会名(教育長に委任された事項に係るものについては、「藤沢町教育委員会教育長」)と令達の種類に、令達番号簿(様式第11号)により番号をつけること。
(2) 達又は指令については、教育委員会名(教育長に委任された事項に係るものについては、「藤沢町教育委員会教育長」)達又は指令、課名の頭字又は教育機関名の頭字に文書処理簿又は文書処理補助簿(以下「文書処理簿等」という。)により番号をつけること。
(3) 一般文書については、課名の頭字又は教育機関名の頭字に文書処理簿等による番号をつけること。この場合において、頭字については、別表第1に掲げる事務局等にあっては、同表に掲げる記号とするものとする。ただし、軽易な事案に属する文書には、番号をつけないで号外として処理することができる。
(4) 文書番号は、会計年度(第1号に規定するものにあっては、暦年)を通ずる連続の番号を用いること。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、文書処理補助簿により同一番号を用いることができる。
(文書の差出名)
第18条 文書は、すべて事務局にあっては、教育委員会名、教育機関にあっては、教育機関の長名を用いなければならない。ただし、委任された事項及び軽易なものについては、教育長名、課長名、又は課名若しくは教育機関名を用いることができる。
(公印の使用)
第19条 文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りではない。
(文書の日付)
第20条 文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。
第6章 整理、保管及び保存
(文書の整理保管の基準)
第21条 すべての文書は、処理中又は未処理の文書(以下「未処理文書」という。)、処理の終了した当該年度の文書(以下「完結文書」という。)及び2年度以前の完結文書(以下「保存文書」という。)に区分して整理し、事務処理が円滑に行われるようにしなければならない。
2 担当者は、毎年度当初前項に定める整理又は保管の区分に従い、文書の移し替えを行わなければならない。
(文書の分類)
第22条 すべての文書は、別表第3に掲げる事案及び保存区分ごとに分類整理し、これを保管するものとする。
(文書の保存区分)
第23条 文書の保存区分は、別に定めのあるものを除き次のとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 20年保存
(3) 第3種 10年保存
(4) 第4種 5年保存
(5) 第5種 1年保存
(保存年限)
第24条 文書の保存年限は、法令等に特別の定めがあるもの及び事務局等の長が特に必要と認めるもののほか、別表第2に掲げる完結文書の標準保存年限によるものとする。
2 前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。
3 複数年度にわたり常時使用する文書で保存年限を定めることが困難なものは、常用文書として保管することができる。
(保存文書の管理)
第25条 事務局等の長は、次の事項に留意して、保存文書を管理しなければならない。
(1) 保存文書は、書架等に分類整理しておくこと。
(2) 文書保存庫内においては、喫煙その他一切の火気の使用をしないこと。
(職員の保存文書の閲覧等)
第26条 職員は、保存文書を閲覧又は持ち出しするときは、事務局等の長の(以下「保存文書管理者」という。)承認を受けなければならない。
2 第1項の規定により承認を受けた職員は、次の掲げる事項を守らなければならない。
(1) 文書の閲覧期間は、借受けの日から10日以内とし、10日を超えてなお閲覧の必要があるときは、保存文書管理者の承認を受けること。
(2) 貸出しを受けた保存文書(以下「借受文書」という。)を転貸しないこと。
(3) 借受文書の抜取り、取替え又は訂正をしないこと。
(4) 保存文書管理者の承認を受けないで借受文書を庁外に持ち出さないこと。
(5) 借受文書を破損し、又は紛失したときは、速やかに保存文書管理者に報告し、その指示をうけること。
(6) その他保存文書管理者が指示する事項
(文書の廃棄)
第27条 保存文書管理者は、保管又は保存を必要としない文書を廃棄するものとする。
2 保存文書管理者は、保存年限を経過した文書を廃棄するものとする。
3 保存文書管理者は、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、裁断及び焼却等の処理をしなければならない。
(補則)
第28条 この訓令に規定されているもののほか、文書の取扱いについては、藤沢町文書取扱規程(平成8年藤沢町訓令第8号)の例による。
附 則
1 この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
2 この訓令による改正前の藤沢町文書取扱規程に規定する様式による用紙は、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附 則(平成10年1月1日教委訓令第2号)
この訓令は、平成10年1月1日から施行する。
附 則(平成10年3月27日教委訓令第5号)
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
附 則(平成12年3月28日教委訓令第1号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附 則(平成16年3月1日教委訓令第1号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成18年3月28日教委訓令第3号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成21年1月27日教委訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

別表第1(第17条関係)
記号
学校教育課
学教
生涯学習文化課
生学
藤沢町公民館
藤公
藤沢町教育センター
教セ
藤沢町学校給食センター
藤給
藤沢町立藤沢小学校
藤小
藤沢町立黄海小学校
黄小
藤沢町立新沼小学校
新小
藤沢町立藤沢中学校
藤中
藤沢町立藤沢幼稚園
藤幼
藤沢町立黄海幼稚園
黄幼
藤沢町立藤沢保育園
藤保
藤沢町立黄海保育園
黄保
藤沢町立新沼保育園
新保
藤沢町B&G海洋センター
藤海

別表第2(第24条関係)
完結文書の標準保存年限
第1類<T>
永久保存に属する文書
第2類<U>
20年保存に属する文書
第3類<V>
10年保存に属する文書
第4類<W>
5年保存に属する文書
第5類<X>
1年保存に属する文書
1 条例、規則の制定又は改廃に関するもの
     
1 一時の処理に必要な、軽易な文書、帳簿、カード、刊行物等で1年をこえて保存の必要がないもの
2 規程、訓令内規、告示等20年をこえて保存の必要があるもの
1 規程、訓令内規、告示等10年をこえて保存の必要があるもの
1 規程、訓令内規、告示等で第1類、第2類に属さないもの
   
3 委員会議に議案、委員会議報告案、委員会議結果その他委員会議に関するもの
3 委員会議に関する文書で重要なもの
3 委員会議に関するもの
   
3 町史誌の資料となるもの
       
4 基本的な計画、教育行政施策要綱等で重要なもの
   
1 各種教育行政施策に関するもの
 
 
2 公用、公共用施設の設計管理、運営基準等で重要なもの
2 公用、公共用施設の設計管理、運営基準等で第2類に属さないもの
2 公用、公共用施設の設計施行に関するもの
 
 
3 諮問書及び答申書
     
 
4 報告、届出復命又は調査で重要なもの
3 報告、届出復命又は調査で、5年をこえて保存の必要のあるもの
3 報告、調査復命、届出で重要でないもの
 
5 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
5 原簿、台帳等の簿冊で10年をこえて保存の必要があるもの
4 原簿、台帳等の簿冊で第1類、第2類に属さないもの
   
 
6 裁決、裁定訴願又は訴訟に関するもの
     
 
7 各種統計、年報等で重要なもの
     
 
8 表彰に関するもので重要なもの
5 表彰に関するもので重要でないもの
   
6 委員、職員の履歴進退、身分、賞罰に関する原簿で重要なもの
 
6 委員、職員の進退、身分賞罰、給与に関するもので永久保存の必要がないもの
   
7 予算及び決算に関する文書で特に重要なもの
 
7 予算、決算に関する文書で永久の必要がないもの
   
8 財産の取得管理、処分に関する重要なもの
 
8 財産の取得管理、処分に関するもので永久保存の必要のないもの
   
 
9 事務引継ぎに関するもの
     
9 許可、認可指令、契約、規約で特に重要なもの
10 許可、認可指令、契約、規約等で重要なもの
9 許可、認可指令、契約、規約等で重要でないもの
   
   
10 建議、陳情に関する重要なもの
4 建議、陳情に関するもので重要でないもの
 
     
5 収入金の賦課、徴収に関するもの
 
   
11 往復文書で重要なもの
6 通常の往復文書
 
     
7 職員の諸願届に関するもの
 
     
8 第1類、第2類、第3類に属さない帳簿、カード
 
10 例規において、保存年限が20年をこえて定められているもの
 
12 例規において、保存年限が6年以上10年以下に定められているもの
9 例規において、保存年限が5年間と定められているもの
 
11 前各号のほか、20年をこえて保存する必要がある
11 前各号のほか、11年以上20年以下保存の必要があるもの
13 前各号のほか、6年以上10年以下保存の必要があるもの
11 前各号のほか、5年間保存の必要があるもの
 

別表第3
文書分類細目表
大分類
中分類
大分類
中分類
大分類
中分類
大分類
中分類
総務
総記
人事
労務
管財
印刷物
教育
総記
組織
研修
食料品
教育課程
文書
免許状
諸用品
学校教育
公聴広報
福利厚生
施設
総記
生涯学習
統計
学校施設
生涯スポーツの推進
財務
総記
委員会議
生涯学習施設
予算
訴願訴訟
学校保健
決算
スポーツ・レクリェーション施設
人事
総記
学校管理
管財
総記
要員
芸術文化
財産
任免
公民館
備品
学校設備
服務賞罰
消耗品
生涯学習設備
給与
燃料

様式第1号(第4条関係)

  供覧印

供覧

教育長

教育次長

課長

課長補佐

係長

担当係員

 

 

 

 

 

 

 本件朱書のように処理してよろしいでしょうか。担当者印

様式第2号(第4条関係)

  収受印

イメージ

 

注 「○○.○○.○○」は日付とする。

様式第3号(第4条関係)

       文書処理簿           (記号     ) 

収発

到着文書の番号・月日

摘要

発信人

受信人

確認印

文書

分類

摘要

月日

番号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

様式第4号(第4条関係)

文書処理補助簿

文書処理番号簿    号

標題

 

収発

到着文書の

番号・月日

発信人

受信人

確認印

摘要

月日

番号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

様式第5号(第4条関係)

書留・物品及び電報処理票

 

引受番号

 

種類

摘要

受信人

確認印

発信人

 

 

 

   簡易・書留

速達 現金・小包

   電報・物品

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 備考

到着日時が、その効力に影響を及ぼすものについては、摘要覧に到着日時を記載すること。

様式第6号(第7条関係)

回議用紙

年度

記号

 

番号

 

町長

助役

助役

教育長

起案

年月日

担当者

文書日付  年 月 日

 

 

 

 

課室

 

決裁区分 甲・乙・丙

保存年限 1・5・10・20・永

教育次長

課長等

課長補佐

係長等

係員

取扱区分

重要・秘・例規・公印省略・

その他

 

 

 

 

合議

 

 

 

 

発送区分

速達・書留・送信(FAX・防災無線)

親展・電報・その他

発送年月日       年  月  日

 

 

 

 

注意(施行上の摘要)

あて先

発信者

標題

 このことについて、次のように照会・回答・報告・依頼

               申請・通知・決定・実施(   )してよろしいか。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

藤沢町教育委員会

 注 決裁欄は、適宜変更することができること。

様式第7号(第7条関係)ア

複写回議用紙

教育長

次長

課長

課長補佐

係長等

記番号

記号  番号

 

 

 

 

 

(   ) (   )

日付

     年  月  日

{                   }宛

係員

担当者

注意

1 この複写回議用紙は、軽易なもの定期的なもので起案と同時に複写で文書を作成して差支えない程度の事件について使用し、発送用文書も一緒につけて回議すること。

2 この線から上は(  )内だけ複写で記入すること。

決裁区分

甲・乙・丙

保存年限

1.5.10.20.永

発信者

     教育長

標題

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

藤沢町教育委員会

様式第7号(第7条関係)イ

年  月  日  

 

 

          殿

 

岩手県東磐井郡              

 藤沢町教育委員会教育長       印 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

藤沢町教育委員会

様式第8号(第12条関係)

封筒

                     

 

                

 

                     殿

藤沢局

料金後納

郵便

 

 

 

 

 

藤沢町教育委員会事務局

 

岩手県東磐井郡藤沢町藤沢字町裏187番地

TEL (0191)63―2111代   

FAX (0191)63―5133    

  

 

 

 注 長3号及び角2号並びに角3号は、縦長に用いること。

様式第9号(第13条関係)

郵便発送整理簿

発送月日

件名

受取人

払出内訳

総計

1

5

10

50

80

100

 

 

合計

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

様式第10号(第13条関係)

電報発送整理簿

発送月日

発信人

受信人

量目字数

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様式第11号(第17条関係)

令達番号簿

令達番号

標題

相手方

交付等年月日